Hakotrans pflegt ein umfangreiches Partner- und Kundennetzwerk mit Logistik-crm

„Mit dem CRM-Modul von Doll + Leiber haben wir unsere fast 4.000 Kunden- und Partnerbeziehungen in den Griff bekommen. Wir haben sie sinnvoll kategorisiert und können über Filtereinstellungen schnell darauf zugreifen. Insgesamt ist unsere Vorgehensweise nun strukturierter, und wir können schneller und gezielter auf die Bedürfnisse unserer Kunden und Partner reagieren.“

 

Oliver Tuma, Geschäftsführer Hakotrans GmbH & Co. KG

Auf einen Blick

Die Hakotrans GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Speditionsunternehmen, das weltweit Frachttransporte über Land, See und Luft organisiert. Seit Firmengründung in 2008 wickelt Hakotrans die Aufträge mit Hilfe der Transportmanagementlösung intertrans von Doll + Leiber ab. Neu nutzt die Spedition das Customer Relationship Management-Modul (crm). Hiermit lassen sich sämtliche Struktur- und Geschäftsbeziehungen transparent managen.

 

Unternehmen

Hakotrans GmbH & Co. KG Internationale Spedition
Hauptsitz: Willich
Weiterer Standort: Málaga (Spanien)
Mitarbeiter: >4 (2013)

www.hakotrans.de

 

Branche

+ International operierende Spedition für alle Branchen

 

Herausforderungen

+ Verwaltung eines Netzwerks aus 3.500 Agenten und 250 Kunden

+ Optimale Abwicklung komplexer Cross Trade-Transporte

+ Handling eines teils hohen Auftragsvolumens

+ Kurze Reaktionszeit bei Kundenanfragen

 

Ziele

+ Schnelle und professionelle Auftragsabwicklung

+ Nachhaltige Datenpflege mit sinnvoller Kontakt-Organisation

+ Prozessoptimierung, Zeit- und Kostenersparnis

+ Höhere Kundenzufriedenheit

 

Lösung

+ Einführung der Transportmanagementsoftware intertrans von Doll + Leiber

+ Erweiterung mit dem CRM-Modul von Doll + Leiber

 

Nutzen

+ Vollständige Auftragsabwicklung inklusive Controlling und Buchhaltung

+ Überblick über sämtliche Struktur und Geschäftsbeziehungen

+ Schnellere und gezieltere Datenabfrage durch Filtereinstellungen

+ Zeit- und Kostenersparnis, Effizienzsteigerung

 

Entscheidung für Doll + Leiber

+ Anwenderfreundliche Software mit allen gewünschten Funktionen und offener Schnittstellen-Architektur

+ Empfehlung über Branchenkollegen

+ Gute und zeitnahe Betreuung

 

Seit bereits 15 Jahren existiert die Spedition Hakotrans in Spanien. Am 1. April 2008 wurde die Firma Hakotrans GmbH & Co. KG mit Sitz in Willich bei Düsseldorf gegründet. Hakotrans führt heute über ein Netzwerk von rund 3.500 Agenten weltweit Frachttransporte durch und bedient ca. 250 kleine bis große Unternehmen; das Gros der Transporte erfolgt auf dem Landweg (ca. 85 Prozent). Die Branchenverteilung ist dabei breit, angefangen vom Maschinen-/Anlagenbau über Messelogistik, den Textilsektor bis hin zur Ersatzteillogistik und dem Lebensmittelhandel. Dabei hat Hakotrans keinen eigenen Fuhrpark. Dies sieht Geschäftsführer Oliver Tuma als Vorteil. „Wir sind dadurch kundenorientierter, können schneller auf Anfragen reagieren und den für Ware und Kunden besten Frachtführer identifizieren.“

 

Komplexe und umfangreiche Aufträge professionell abwickeln

Das Hakotrans-Team besitzt das Knowhow, auch komplizierte Frachten logistisch zu steuern. „Unsere Aufträge sind oft komplex und umfangreich“, sagt Speditionsleiter Ulrich Lachmann. „Es gilt hier vieles zu beachten – z.B. im Hinblick auf die Lagerung, Verpackung, die Zollabfertigung etc. Eine
professionelle Transportmanagementlösung war für uns unerlässlich.“ So nahmen sie von Anfang an intertrans, die Kernsoftwarelösung für Transportmanagement der Doll + Leiber GmbH, zu Hilfe. Mit ihr lässt sich der gesamte Wertschöpfungsprozess, von Angebotskalkulation, Erfassung und Disposition bis zur Abrechnung und Buchhaltung steuern. „Bei der Auswahl des Systems haben uns besonders die Funktionsbreite und die einfache Handhabung überzeugt“, sagt Oliver Tuma.

 

Prozessoptimierung durch Umstrukturierung mit crm

Ein internationales Agentennetzwerk zu pflegen, erfordert Detailgenauigkeit und gut strukturierte Adressbestände. 2012 stand Hakotrans vor der Herausforderung, mit drei verschiedenen Datenbanken arbeiten zu müssen: mit Excel zur Erfassung von Interessenten, mit intertrans zur  Auftragsabwicklung und mit einer weiteren Software zum Versenden von E-Mail-Serienbriefen. Eine Konsolidierung war notwendig. Zum 1. Oktober 2012 erweiterte Hakotrans mit dem CRM-Modul seine intertrans-Lösung. crm ermöglicht die aktive Verwaltung von Struktur- und  Geschäftsbeziehungen inklusive Werbemittelmanagement und Akquisetätigkeiten. „Wir haben vorher alles per Hand gemacht“, sagt Ulrich Lachmann. „Heute können wir mit der Software filtern, etwas auf Wiedervorlage setzen, priorisieren und müssen Änderungen nur noch einmal eingeben.“

 

Kosten- und Zeitersparnis

Heute hat Hakotrans seinen Datenbestand komplett in crm überführt und kann nun Ansprechpartner direkt kontaktieren und beispielsweise die Frachtführer nach Zielgebiet, Equipment und Branche filtern. Oliver Tuma bewertet den Einsatz des Moduls positiv: „Mit crm sind unsere wichtigen Daten über Kontakte und Beziehungen zueinander viel logischer strukturiert. Wir arbeiten deutlich ressourcenschonender und effizienzorientierter.“

Weitere Erfolgsgeschichten

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  • „Der fuhrparkmanager ermöglicht auf Knopfdruck umfangreiche statistische Erhebungen und ein umfassendes Controlling. Diese verlässlichen Kennzahlen bilden für uns eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen.“ Thorsten Sauer, Geschäftsführer der IMPEX Thermotrans GmbH

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  • „Dank intertrans decken wir schon 80 Prozent der Dokumentationspflichten für die Zertifizierung ab. Die Lösungen haben sich im Praxisalltag absolut bewährt.“ Andreas Heitmann, Geschäftsführer der Pape Agrarlogistik GmbH & Co. KG

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  • „Kommt es zu Fragen oder neuen Anforderungen, steht uns Doll + Leiber schnell und lösungsorientiert zur Seite – und schafft auch individuelle Lösungen, wo sie von Nöten sind.“  Dennis Braun, Business Development OCS Spedition GmbH

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  • „Überzeugt haben uns das Branchen-Knowhow, die Flexibilität der Software und das lösungsorientierte Agieren von Doll + Leiber.“ Lars Dörrenhaus, Inhaber und Geschäftsführer der Dörrenhaus GmbH

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  • „Mit Hilfe der Software können wir auf Knopfdruck Statistiken jeder Art, wie beispielsweise die fahrzeugbezogenen Umsätze, erstellen und unseren Kunden oder Kontrollbehörden jederzeit alle für sie relevanten Daten übersichtlich darlegen.“ Detlef Barry, Speditionsleiter der Büteführ und Sohn GmbH & Co. KG

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  • „Prozesse, für die wir früher 15 bis 20 Minuten veranschlagen mussten, erledigen wir nun voll automatisiert in drei Minuten.“ Jörg Drippe, Geschäftsführer OTS On Time Shipping GmbH

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  • „Mit Doll + Leiber haben wir einen langjährigen und zuverlässigen Partner gefunden, der unser Geschäft versteht.“ Olaf Böhm, Geschäftsführer der Robert Kukla GmbH

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  • „Es war ausgesprochen angenehm, dass wir uns trotz verschiedenster Herausforderungen an die Software auf die Branchen- und Unternehmensexpertise von Doll + Leiber jederzeit verlassen konnten.“ Heidi Mayer, Schedler Sonnenschutz-Logistik

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  • „Wir sind froh, die Digitalisierung unserer Prozesse konsequent vorangetrieben und Zeitersparnisse generiert zu haben.“ Hans Reischer, Vertrieb/Qualität Hierl & Müller GbR 

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  • „Dank der zügigen Projektabwicklung und der systemseitig übersichtlichen Darstellung sind wir in der Lage, schnell auf kurzfristige Transportanfragen zu reagieren.“ Markus Bellinger, Inhaber und Geschäftsführer der Anthentic Logistik GmbH