Auf einen Blick

Für die reibungslose Durchführung von Transportprojekten sind eine umfassende Datenpflege und eine zügige Auftragsabwicklung entscheidend. Um die organisatorischen Abläufe im Unternehmen zukunftsweisend zu digitalisieren, entschied sich die OTS On Time Shipping GmbH für ein umfangreiches Softwarepaket von Doll + Leiber. Damit kann der Binnenschifffahrtsexperte seine Schiffsflotte samt Ladungen effizient und zuverlässig koordinieren.

Unternehmen

OTS On Time Shipping GmbH
Hauptsitz: Nierstein am Rhein
Mitarbeiter: 9

www.ontimeshipping.de

Branche

+ Transportdienstleistungen – Schwerpunkt Binnenschifffahrt

Herausforderungen

+ Datenpflege und Auftragsmanagement

+ Kontinuierlich wachsendes Ladungsvolumen  

+ Zunehmende Flottengröße

Ziele

+ Zweckmäßige Datenpflege und -nutzung

+ Zügige Auftragsabwicklung

+ Zeiteinsparung bei administrativen Aufgaben 

Lösung

+ Einführung von Logistik-crm  

+ Einführung der Transportmanagementsoftware intertrans

+ Einführung von intertrans-DMS 

Nutzen

+ Zeit- und Kostenersparnisse im Tagesgeschäft

+ Effizienz bei der Angebots- und Auftragsabwicklung

Entscheidung für Doll + Leiber

+ Schnelles Erfassen der branchenspezifischen Anforderungen

+ Einfache Bedienbarkeit und (individuelle) Anpassung der Software

+ Kontinuierliche und kompetente Beratung

Die OTS On Time Shipping GmbH (OTS) wickelt als Dienstleistungsunternehmen seit mehr als 20 Jahren den nationalen und internationalen Transport von Gütern zu Lande und zu Wasser ab. Der Schwerpunkt des in Nierstein am Rhein beheimateten Familienunternehmens liegt auf dem Transport von Massengütern per Schiff auf den europäischen Binnenwasserstraßen. Neun Mitarbeiter, darunter zwei in der Duisburger Niederlassung, koordinieren den Transport von rund 3,2 Mio. Tonnen Fracht (Stand: 2017) auf dem Wasserweg. Für den renommierten und seit 2005 zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb sind ca. 30 Prozent der Ladung industrielle Nebenprodukte und Abfälle.

Ausgefeiltes Kontaktmanagement

Als Speditionskaufmann mit einer Vorliebe für Wasserwege gründete Jörg Drippe 1997 OTS und legte von Beginn an den Fokus auf die Schifffahrt. Kontinuierlich wachsend verfügt das spezialisierte Unternehmen mittlerweile über zwei eigene Schiffe sowie eine 27 Schiffe starke Partikulierflotte. Parallel zum Unternehmenswachstum stiegen die Arbeitsabläufe und Datenmengen, denen die vorhandenen Softwareprogramme immer weniger gewachsen waren – ein zentrales Thema, dem sich Geschäftsführersohn Erik Drippe bei seinem Einstieg 2011 in das Unternehmen annahm. „Die Binnenschifffahrt ist eine sehr kleine, personenbezogene Welt“, erklärt er. „Da ist es wichtig, dass das Know-how eines jeden einzelnen – vor allem über unsere Partikuliere, deren Kapazitäten und Vorlieben – für alle Mitarbeiter gleichermaßen verfügbar ist.“ Durch einen Zeitschriftenartikel auf die Doll + Leiber GmbH aufmerksam geworden, war den Binnenschifffahrtsexperten nach ersten Gesprächen schnell klar, dass die Customer-Relationship-Management-Anwendung Logistik-crm des Softwaredienstleisters aus Mering die passende Lösung bot. „Wie ein digitales Unternehmensgedächtnis ermöglicht die Software uns ein unkompliziertes, lückenloses Management“, so Jörg Drippe.

Massive Zeitersparnisse

Um auch weitere organisatorische Prozesse zu vereinfachen, implementierte OTS in einem nächsten Schritt die Transportmanagementsoftware intertrans. In enger Zusammenarbeit passte Doll + Leiber die hauseigene Software auf die speziellen Anforderungen für die Binnenschifffahrt an. Mittlerweile wickelt OTS mit ihr den gesamten Angebots- und Auftragsprozess zügig ab. „Mit Hilfe von individualisierten Konditionierungen erkennt das Programm genau, welche Daten für welchen Prozess relevant sind“, erklärt Erik Drippe. „Für den Auftrag relevante Formulare wie Ladescheine und die dazu gehörige Korrespondenz wie E-Mails oder Stundungsbestätigungen erstellen wir in den jeweils notwendigen Varianten jetzt ganz einfach auf Knopfdruck.“ Das verschafft dem Unternehmen, das großen Wert auf eine reibungslose und zuverlässige Abwicklung legt, eine massive Zeitersparnis: „Prozesse, für die wir u.a. aufgrund von zig parallel gepflegten Listen früher 15 bis 20 Minuten veranschlagen mussten, erledigen wir nun voll automatisiert in drei Minuten“, freut sich Jörg Drippe. 

Das Dokumentenmanagementsystem intertrans-DMS von Doll + Leiber folgte als nächster logischer Schritt in dem von OTS konsequent vorangetriebenen Digitalisierungsprozess. Seit der Einführung des voll integrierten Programms laufen die Abwicklungsprozesse nahezu papierlos. Das Unternehmen ordnet externe Dokumente, Angebote und Ladungen maschinell zu und bewahrt sie digitalisiert auf. „Davon profitieren wir u.a. in unserer besonderen Funktion als anerkannter Entsorgungsfachbetrieb“, erläutert Erik Drippe. „Transportaufträge, die unter die gesetzliche Registerpflicht fallen, werden vom DMS automatisch in das entsprechende Register eingepflegt, so dass wir bei Bedarf alle relevanten Dokumente wie z.B. Lade- und Löschbescheinigungen vollständig und unkompliziert vorlegen können. Papier und Ordner brauchen wir dafür nicht mehr.“ Aufgrund derartiger Erfolge plant OTS weitere zukunftsweisende Digitalisierungsprojekte mit Doll+Leiber.