Auf einen Blick

Die Hakotrans GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Speditionsunternehmen, das weltweit Frachttransporte über Land, See und Luft organisiert. Seit Firmengründung in 2008 wickelt Hakotrans die Aufträge mit Hilfe der Transportmanagementlösung intertrans von Doll + Leiber ab. Neu nutzt die Spedition das Customer Relationship Management-Modul (crm). Hiermit lassen sich sämtliche Struktur- und Geschäftsbeziehungen transparent managen.

Unternehmen

Hakotrans GmbH & Co. KG Internationale Spedition
Hauptsitz: Willich
Weiterer Standort: Málaga (Spanien)
Mitarbeiter: >4 (2013)

www.hakotrans.de

Branche

+ International operierende Spedition für alle Branchen

Herausforderungen

+ Verwaltung eines Netzwerks aus 3.500 Agenten und 250 Kunden

+ Optimale Abwicklung komplexer Cross Trade-Transporte

+ Handling eines teils hohen Auftragsvolumens

+ Kurze Reaktionszeit bei Kundenanfragen

Ziele

+ Schnelle und professionelle Auftragsabwicklung

+ Nachhaltige Datenpflege mit sinnvoller Kontakt-Organisation

+ Prozessoptimierung, Zeit- und Kostenersparnis

+ Höhere Kundenzufriedenheit

Lösung

+ Einführung der Transportmanagementsoftware intertrans von Doll + Leiber

+ Erweiterung mit dem CRM-Modul von Doll + Leiber

Nutzen

+ Vollständige Auftragsabwicklung inklusive Controlling und Buchhaltung

+ Überblick über sämtliche Struktur und Geschäftsbeziehungen

+ Schnellere und gezieltere Datenabfrage durch Filtereinstellungen

+ Zeit- und Kostenersparnis, Effizienzsteigerung

Entscheidung für Doll + Leiber

+ Anwenderfreundliche Software mit allen gewünschten Funktionen und offener Schnittstellen-Architektur

+ Empfehlung über Branchenkollegen

+ Gute und zeitnahe Betreuung

Seit bereits 15 Jahren existiert die Spedition Hakotrans in Spanien. Am 1. April 2008 wurde die Firma Hakotrans GmbH & Co. KG mit Sitz in Willich bei Düsseldorf gegründet. Hakotrans führt heute über ein Netzwerk von rund 3.500 Agenten weltweit Frachttransporte durch und bedient ca. 250 kleine bis große Unternehmen; das Gros der Transporte erfolgt auf dem Landweg (ca. 85 Prozent). Die Branchenverteilung ist dabei breit, angefangen vom Maschinen-/Anlagenbau über Messelogistik, den Textilsektor bis hin zur Ersatzteillogistik und dem Lebensmittelhandel. Dabei hat Hakotrans keinen eigenen Fuhrpark. Dies sieht Geschäftsführer Oliver Tuma als Vorteil. „Wir sind dadurch kundenorientierter, können schneller auf Anfragen reagieren und den für Ware und Kunden besten Frachtführer identifizieren.“

Komplexe und umfangreiche Aufträge professionell abwickeln

Das Hakotrans-Team besitzt das Knowhow, auch komplizierte Frachten logistisch zu steuern. „Unsere Aufträge sind oft komplex und umfangreich“, sagt Speditionsleiter Ulrich Lachmann. „Es gilt hier vieles zu beachten – z.B. im Hinblick auf die Lagerung, Verpackung, die Zollabfertigung etc. Eine
professionelle Transportmanagementlösung war für uns unerlässlich.“ So nahmen sie von Anfang an intertrans, die Kernsoftwarelösung für Transportmanagement der Doll + Leiber GmbH, zu Hilfe. Mit ihr lässt sich der gesamte Wertschöpfungsprozess, von Angebotskalkulation, Erfassung und Disposition bis zur Abrechnung und Buchhaltung steuern. „Bei der Auswahl des Systems haben uns besonders die Funktionsbreite und die einfache Handhabung überzeugt“, sagt Oliver Tuma.

Prozessoptimierung durch Umstrukturierung mit crm

Ein internationales Agentennetzwerk zu pflegen, erfordert Detailgenauigkeit und gut strukturierte Adressbestände. 2012 stand Hakotrans vor der Herausforderung, mit drei verschiedenen Datenbanken arbeiten zu müssen: mit Excel zur Erfassung von Interessenten, mit intertrans zur  Auftragsabwicklung und mit einer weiteren Software zum Versenden von E-Mail-Serienbriefen. Eine Konsolidierung war notwendig. Zum 1. Oktober 2012 erweiterte Hakotrans mit dem CRM-Modul seine intertrans-Lösung. crm ermöglicht die aktive Verwaltung von Struktur- und  Geschäftsbeziehungen inklusive Werbemittelmanagement und Akquisetätigkeiten. „Wir haben vorher alles per Hand gemacht“, sagt Ulrich Lachmann. „Heute können wir mit der Software filtern, etwas auf Wiedervorlage setzen, priorisieren und müssen Änderungen nur noch einmal eingeben.“

Kosten- und Zeitersparnis

Heute hat Hakotrans seinen Datenbestand komplett in crm überführt und kann nun Ansprechpartner direkt kontaktieren und beispielsweise die Frachtführer nach Zielgebiet, Equipment und Branche filtern. Oliver Tuma bewertet den Einsatz des Moduls positiv: „Mit crm sind unsere wichtigen Daten über Kontakte und Beziehungen zueinander viel logischer strukturiert. Wir arbeiten deutlich ressourcenschonender und effizienzorientierter.“