Digitalisiertes Management von Gefahrguttransporten

"intertrans ist bei uns das zentrale System und Kern unserer weiteren Digitalisierungsmaßnahmen."

 

Marco Thalhäuser, Manager für Business Development bei der Köppen GmbH

Auf einen Blick

Die Köppen GmbH bietet umfassende Dienstleistungen rund um die Lagerung, Reparatur und den Transport von Tankcontainern an. Mit steigender Nachfrage wuchsen auch Belegschaft und Fuhrpark. Das machte die Nutzung eines professionellen Transportmanagementsystems und einer Dispositionssoftware erforderlich. Um die Prozesse in der Verwaltung zu straffen und Papier in der Abwicklung der Transportaufträge weitestgehend zu reduzieren, führte Köppen die Lösungen intertrans, dispoplan und Logistik-crm von Doll + Leiber ein.

 

Unternehmen

Köppen GmbH
Hauptsitz: Duisburg
Mitarbeiter: ca. 170
www.koeppen-du.de

 

Branche

+ Tankcontainer-Dienstleistungen

 

Herausforderungen

+ Komplexes Auftrags- und Planungsmanagement durch steigende Anfragen und Unternehmenswachstum

+ Zunehmender Zeit- und Arbeitsaufwand in der Administration

 

Ziele

+ Gezielte Disposition

+ Integrierte Kommunikation mit dem Fahrer

+ Erhöhung des Digitalisierungsgrades im Abwicklungsprozess

 

Lösung

+ Einführung der Transportmanagementsoftware intertrans

+ Einführung des Dispositionsmoduls dispoplan

+ Einführung von Logistik-crm

 

Nutzen

+ Effiziente Angebots- und Auftragsabwicklung

+ Entlastung der Disponenten

+ Zeitersparnisse im Tagesgeschäft

+ Lösungsorientierte Vorgehensweise

 

Entscheidung für Doll + Leiber

+ Schneller und reibungsloser Support

+ Umfassendes Schnittstellenmanagement

+ Maßgeschneiderte Systemanpassungen

 

Die Köppen GmbH ist ein Fullservice-Dienstleister rund um den Tankcontainer. Über Speditions- und Transportdienstleistungen hinaus bietet das Unternehmen mit Sitz in Duisburg auch Services wie das Lagern, Be- und Entladen, Heizen, Reinigen und Reparieren von Tankcontainern an. Dabei hat sich Köppen auf flüssige Chemikalien spezialisiert. Mit rund 170 Mitarbeitern und einem eigenen Fuhrpark von derzeit 55 Fahrzeugen wickelt der Dienstleister die Aufträge von Chemiekonzernen und -händlern, Großspediteuren sowie Tank-Operatoren ab.

 

Aufträge effektiv managen

Das Handling mit teils toxischen, brennbaren Flüssigkeiten erfordert ein geschultes, hoch qualifiziertes Fahrerpersonal, erfahrene Disponenten und eine sorgfältige Planung. „Die Einsätze von zehn LKWs haben wir noch über Excel-Tabellen ausgearbeitet. Doch dem Unternehmenswachstum und einem vergrößerten Fuhrpark konnten wir nur mit einem professionellen Transportmanagementsystem samt Dispositionsmodul gerecht werden“, sagt Marco Thalhäuser, Manager für Business Development bei Köppen.

 

Daher führte der Full-Service-Dienstleister das Transportmanagementsystem (TMS) intertrans von Doll + Leiber ein. Schrittweise baute Köppen die Anwendung um das Dispositionsmodul dispoplan, die CRMLösung Logistik-crm und um eine Schnittstelle zwischen intertrans und dem Telematiksystem Fleetboard aus. Ziel war es, die Prozesse in der Auftragsabwicklung zu verschlanken und jederzeit einen transparenten Blick auf die Transportkette zu haben.

 

Transparente Prozesse durch eng verzahnte Lösungen

Heute wickelt Köppen die Aufträge vollständig über intertrans ab. Das TMS übergibt die Daten automatisch an dispoplan, wodurch der Disponent die Touren mithilfe einer integrierten Kapazitätsplanung exakt disponieren kann. Über eine speziell für Köppen entwickelte Schnittstelle werden die Auftragsdaten aus intertrans an das Fahrzeug und Rückmeldungen wie Status, Standzeiten sowie Lieferscheindaten an intertrans über Fleetboard übertragen. Schritt für Schritt leitet das Telematiksystem den Fahrer durch die einzelnen Auftragspunkte. Per Knopfdruck bestätigt der Fahrer die ausgeführten Leistungen. So hat der Disponent stets den aktuellen Status des  Transportauftrags im Blick und kann bei Verzögerungen etwa durch lange Warte- und Standzeiten umgehend reagieren, zum Beispiel bei Bedarf die Tour anpassen oder Rückmeldung an den Kunden geben. Die Kundendaten werden über die CRM-Lösung Logistik-crm gepflegt. In dem System sind die kundenindividuellen Konditionen und Vereinbarungen hinterlegt. Komplettiert wird der Informationspool durch die Gefahrgutdatenbank ADR der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM), die in intertrans integriert ist und regelmäßig aktualisiert wird. Die Datenbank enthält Informationen zu den Vorschriften für einen sicheren Transport von Gefahrgütern und liefert dem Fahrer wichtige Angaben wie etwa Tunnelbeschränkungscodes.

 

Thalhäuser: „Die eng miteinander verzahnten Lösungen entlasten unsere Mitarbeiter enorm, insbesondere die Disponenten. Denn sie müssen nicht zeitaufwendig herausfinden, wo sich die einzelnen Fahrzeuge befinden, sondern können sich auf ihre Kernaufgabe fokussieren.“ Wartezeiten beispielsweise am Lieferort sind nun dank Zeitstempel und GPS belegbar und können dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Treten Probleme oder Verzögerungen in der Abwicklung auf, arbeiten die Disponenten diese Störungen nach Dringlichkeit ab.

 

Digitalisierte Auftragsabwicklung

Mit den Lösungen von Doll + Leiber wurden die Prozesse insgesamt beschleunigt. Der Projektverlauf ist heute besser planbar. Papier wurde im Auftragsabwicklungsprozess stark reduziert. Mussten vor Einführung des TMS noch Frachtbriefe ausgedruckt und gefaxt werden, nutzt heute jeder Fahrer ein Tablet und kann sämtliche Dokumente wie etwa Zollpapiere digital verarbeiten. Lieferscheine beispielsweise fotografiert er vor Ort beim Kunden einfach ab, ebenso wie Schäden am Container, und schickt sie über das Tablet zurück an das TMS. „intertrans ist bei uns das zentrale System und Kern unserer weiteren Digitalisierungsmaßnahmen“, so Thalhäuser.

 

Und weiter: „Wir planen, das TMS noch um weitere Schnittstellen etwa zu Transportplattformen und Kundensystemen auszubauen. So digitalisieren wir auch die Auftragserfassung aus Fremdsystemen und gehen einen weiteren Schritt hin zu einem durchgängig digitalen Auftragsabwicklungsprozess.“

Weitere Erfolgsgeschichten

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  • „Der fuhrparkmanager ermöglicht auf Knopfdruck umfangreiche statistische Erhebungen und ein umfassendes Controlling. Diese verlässlichen Kennzahlen bilden für uns eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen.“ Thorsten Sauer, Geschäftsführer der IMPEX Thermotrans GmbH

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  • „Dank intertrans decken wir schon 80 Prozent der Dokumentationspflichten für die Zertifizierung ab. Die Lösungen haben sich im Praxisalltag absolut bewährt.“ Andreas Heitmann, Geschäftsführer der Pape Agrarlogistik GmbH & Co. KG

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  • „Kommt es zu Fragen oder neuen Anforderungen, steht uns Doll + Leiber schnell und lösungsorientiert zur Seite – und schafft auch individuelle Lösungen, wo sie von Nöten sind.“  Dennis Braun, Business Development OCS Spedition GmbH

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  • „Überzeugt haben uns das Branchen-Knowhow, die Flexibilität der Software und das lösungsorientierte Agieren von Doll + Leiber.“ Lars Dörrenhaus, Inhaber und Geschäftsführer der Dörrenhaus GmbH

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  • „Mit Hilfe der Software können wir auf Knopfdruck Statistiken jeder Art, wie beispielsweise die fahrzeugbezogenen Umsätze, erstellen und unseren Kunden oder Kontrollbehörden jederzeit alle für sie relevanten Daten übersichtlich darlegen.“ Detlef Barry, Speditionsleiter der Büteführ und Sohn GmbH & Co. KG

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  • „Mit dem CRM-Modul von Doll + Leiber haben wir unsere fast 4.000 Kunden- und Partnerbeziehungen in den Griff bekommen. Wir haben sie sinnvoll kategorisiert und können über Filtereinstellungen schnell darauf zugreifen. Insgesamt ist unsere Vorgehensweise nun strukturierter, und wir können schneller und gezielter auf die Bedürfnisse unserer Kunden und Partner reagieren.“ Oliver Tuma, Geschäftsführer Hakotrans…

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  • „Prozesse, für die wir früher 15 bis 20 Minuten veranschlagen mussten, erledigen wir nun voll automatisiert in drei Minuten.“ Jörg Drippe, Geschäftsführer OTS On Time Shipping GmbH

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  • „Mit Doll + Leiber haben wir einen langjährigen und zuverlässigen Partner gefunden, der unser Geschäft versteht.“ Olaf Böhm, Geschäftsführer der Robert Kukla GmbH

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  • „Es war ausgesprochen angenehm, dass wir uns trotz verschiedenster Herausforderungen an die Software auf die Branchen- und Unternehmensexpertise von Doll + Leiber jederzeit verlassen konnten.“ Heidi Mayer, Schedler Sonnenschutz-Logistik

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  • „Wir sind froh, die Digitalisierung unserer Prozesse konsequent vorangetrieben und Zeitersparnisse generiert zu haben.“ Hans Reischer, Vertrieb/Qualität Hierl & Müller GbR 

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  • „Dank der zügigen Projektabwicklung und der systemseitig übersichtlichen Darstellung sind wir in der Lage, schnell auf kurzfristige Transportanfragen zu reagieren.“ Markus Bellinger, Inhaber und Geschäftsführer der Anthentic Logistik GmbH