Digital verfügbare Daten beherrschen

am 20.09.2017

Softwaregestützte Dokumentenverwaltung steigert Effizienz und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten.

In der Transport- und Logistikbranche steigt die Nachfrage nach digitalen Lösungsangeboten für das Dokumentenmanagement. „Auf dem Branchentreff KEP together in Berlin spürten wir sehr gut, wie sich die Branche mit dem Handling und der Beherrschbarkeit der explodierenden Menge an Daten und Dokumenten beschäftigt“, sagt Albert Doll, Geschäftsführer der Doll + Leiber GmbH.

Dass Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die die Verwaltung und Archivierung papierbasierter und digitaler Dokumente erleichtern, an Bedeutung zunehmen, bestätigt auch die aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom unter mittelständischen Unternehmen aus Dienstleistungen, Handel und Industrie. Demnach planen 18 Prozent der befragten Unternehmen, in eine Software zur Dokumentenverwaltung zu investieren. Denn im Geschäftsalltag greifen sie auf Inhalte zu, die papierbasiert oder digital in verschiedenen Systemen erzeugt und abgelegt werden. Diese gilt es über ein System zu vernetzen und zu organisieren.

Strukturierte Dokumentenablage Neben effizienteren, dokumentenbezogenen Prozessen (ca. 90 Prozent) sehen rund 75 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen die erhöhte Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten als großen Nutzenvorteil – nach der Einführung eines DMS. „Die Bitkom-Studie bestätigt das, was wir schon länger bei unseren Kunden sehen“, sagt Doll. „Der Beratungsbedarf rund um das digitale Dokumentenmanagement ist groß. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen brauchen dafür praxisnahe Lösungen.“

Doll+Leiber hat mit intertrans-DMS eine auf den Logistikbereich zugeschnittene Dokumentenmanagementlösung entwickelt, mit der sich Informationen gesetzeskonform aufbewahren lassen. Belege zu Angeboten, Aufträgen, Fahrzeugen und Fahrern werden übersichtlich abgelegt. Über eine automatische Verschlagwortung lassen sich die Dokumente schnell suchen, finden und senden. Darüber hinaus können weitere Anwendungen wie Finanz- oder Lohnbuchhaltungssysteme sowie Werkstattprogramme über Schnittstellen eingebunden werden. So steuern Nutzer alle Vorgänge zentral in einer Lösung. Doll+Leiber unterstützt auch bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation als weiterer Baustein hin zur Revisionssicherheit.

Über Doll+Leiber:

Die Doll+Leiber GmbH mit Hauptsitz in Mering ist ein auf den Speditions-, Transport- und Logistikbereich spezialisierter Software-Dienstleister. Das 1996 gegründete Unternehmen bietet Spediteuren und Transportunternehmern eine umfassende Transportmanagementlösung, mit der sich der gesamte Wertschöpfungsprozess der Transportkette intermodaler Projekte zentral erfassen und abbilden lässt. Mit seinen Standorten in Mering, Biblis und Grevenbroich bedient Doll+Leiber mehr als 300 Kunden in Deutschland, Großbritannien, Italien, Malta, Schweden, den Niederlanden, Spanien, Österreich und der Schweiz. Kernstück des Lösungsportfolios ist die Transportmanagementsoftware intertrans. Ergänzend dazu bietet Doll+Leiber Logistik-crm, intertrans-DMS, intertrans-Finanzbuchhaltung, intelligente Telefonie sowie die Module dispoplan, fuhrparkmanager und lager+logistik. Als Mehrwertprodukte stehen Compliance oder ATLAS zur Verfügung.

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