So funktioniert digitale Auftragsabwicklung – ein Beispiel

Bild Transporte in Agadez, Niger

Effiziente Prozessabwicklung und Transparenz sind entscheidende Faktoren im Logistikgeschäft. Das erfordert zumeist einen hohen Digitalisierungs- und Automationsgrad. Dieser muss teilweise global funktionieren und damit unterschiedlichen Herausforderungen gewachsen sein.

 

Was für viele Großunternehmen eine Selbstverständlichkeit darstellt, ist für kleine und mittlere Unternehmen der Logistikbranche oft eine Herausforderung. Doch auch sie können von digitaler und transparenter Prozessabwicklung profitieren. Anhand eines konkreten Beispiels zeigen wir, wie das aussehen kann.

 

ITO: Digitale Auftragsabwicklung in Afrika

 

ITO Global Logistics ist ein Speditions- und Logistikdienstleister mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen hat sich mit seinen etwa 80 Mitarbeitern auf Transporte weltweit spezialisiert, insbesondere in herausfordernden Regionen.

 

Der Schwerpunkt von ITO liegt auf dem Transport von Gütern wie gekühlter Ware oder Gefahrgut in Afrika, darunter Tunesien, Mali, Niger, Ruanda und Kenia. Um die dort eröffneten Büros in der Angebots- und Auftragsabwicklung professioneller aufzustellen, führte ITO unsere Transportmanagementsoftware intertrans ein und rollte sie in den afrikanischen Niederlassungen aus. Denn schlechte Straßen, alte Fahrzeuge, instabile Internetverbindungen und oft extreme klimatische Bedingungen erfordern Flexibilität und gute Vor-Ort-Kenntnisse.

 

Um die Qualität abzusichern und den individuellen Anforderungen der Kunden gerecht zu werden, benötigte das Unternehmen eine entsprechend leistungsfähige Software. ITO wünschte zudem eine gute Übersicht über die Transportaufträge, um Änderungen schnell nachvollziehen zu können und die Auftragsabwicklung zu professionalisieren.

 

Prozessoptimierung mit dem TMS intertrans

 

intertrans hielt der kritischen Prüfung stand; das Transportmanagementsystem (TMS) ist robust, offline nutzbar und konnte auf weitere Anforderungen von ITO – wie etwa Zoll-Spezifika – zugeschnitten werden.

 

Die Integration von Tunis aus ging schnell. Das TMS gibt den Arbeitsabläufen eine Struktur und den Mitarbeitern vor Ort eine bessere Übersicht über die einzelnen Transportaufträge. Mit der Einführung von intertrans treibt die ITO-Gruppe die Digitalisierung in ihren afrikanischen Büros weiter voran. Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an.

 

Zudem automatisierte ITO das Handling rund um den Austausch von Sendungsinformationen. Reporting-Funktionen ermöglichen einen transparenten Blick auf alle auftragsbezogenen Dokumente – von Angebot und Auftrag über Sendungsanlagen und Frachtbriefe bis hin zur Rechnungsstellung.

 

Effiziente Auftragsabwicklung und mehr Zeit für Kundenbetreuung

 

Mit intertrans behalten die Mitarbeiter die Vorgaben des ebenfalls neu eingeführten Qualitätsmanagements gut im Blick. In Summe wickeln sie heute die Aufträge schneller ab und können dadurch Kapazitätsspitzen abfedern. Es bleibt mehr Zeit für die Beratung und Kundenbetreuung.

 

Mit Einführung des TMS intertrans ist ein Etappenziel auf dem Weg hin zur praxisorientierten Digitalisierung erreicht. Weitere Maßnahmen, zum Beispiel die E-Akte für eine durchgängige digitale Verwaltung aller auftragsbezogenen Dokumente, sind in Planung.

 

Fazit

 

ITO Global Logistics ist ein gutes Beispiel für eine erfolgreiche digitale Auftragsabwicklung und transparente Prozessoptimierung bei kleinen und mittleren Unternehmen weltweit. Ein gutes TMS sollte auch schwierigeren Bedingungen gewachsen sein und das Logistikunternehmen bestmöglich und individuell unterstützen, zum Beispiel bei komplexen Lieferketten. Dazu erfahren Sie hier mehr.